In mijn vorige blog gaf ik aan dat mijn persoonlijke kernwaarden en een sportbenadering mijn kompas in succesvol projectmanagement zijn geworden. De kernwaarde wendbaarheid is daar een hele belangrijke in. Ben je in staat om te reageren op nieuwe inzichten? Ben je in staat om mee te bewegen in veranderende situaties? Zonder het doel uit het zicht te raken? Zonder de controle te verliezen? Er zijn vele projectmethodieken en filosofieën ontwikkeld om dit goed te organiseren. Denk aan de traditionele waterval aanpak en natuurlijk de agile methodologieën. Meerdere methoden zijn in mijn ogen goed toe te passen, ook naast elkaar. Maar daar gaat het in mijn ogen niet om. Wendbaarheid gaat in mijn optiek over het hebben van de juiste mindset.
Een projectmanager is lenig in communicatie en kan schakelen van strategische doelen naar operationele details. Je kan het hele speelveld overzien en bent niet bang om van koers te veranderen om het doel te bereiken. Je hebt een duidelijke opdracht en een resultaat voor ogen wat waarde levert voor je opdrachtgevers. Ga het maar regelen! Maar wel op tijd, met een volledige scope en binnen budget.
In het begin van mijn carrière werkte ik een heel plan uit (waterval) tot in het kleinste detail om mijn opdrachtgever te overtuigen van tijdslijnen en budget. “Dus jij gaat volgend jaar 14.028 uur besteden?”, kreeg ik te horen. Terwijl ik de woorden van mijn opdrachtgever hoorde, dacht ik: “Tja, dat kan ik natuurlijk helemaal niet weten op dit moment en op dit detailniveau”. Hoe ga ik dit managen? In plaats van vasthouden aan mijn gedetailleerde plan en vervolgens changes te managen, ben ik samen met mijn opdrachtgever gaan nadenken over een vorm om controle te houden over tijdslijnen en budget en maximaal waarde op te leveren. Niet vast in gedachten, aanpak of methode, maar door open te staan voor nieuwe inzichten en veranderingen om uiteindelijk de beste resultaten te leveren.
Wat betekende dit in de praktijk?
In de praktijk betekende dit vooral veel interactie met mijn opdrachtgever, de verschillende stakeholders en het team. En goed begrijpen wat we moesten opleveren, om dit vervolgens te kunnen vertalen in (project)producten en het team laten uitleggen hoe we dat het beste konden bereiken. Daarnaast was het ook belangrijk om mensen fysiek bij elkaar en met elkaar laten werken. Kort op de bal te zitten waar het ging om voortgang en problemen waar we tegenaan liepen. Ik merkte dat we hierdoor beter konden inspelen op veranderingen en dat er meer begrip was bij opdrachtgever en stakeholders als het tegenzat.
Betekende dit dan ook dat er geen plan meer was? Dat de scope niet vaststond of het budget? Nee, dat zeker niet. Men wilde nog steeds weten of ik op tijd, binnen scope en budget werkte. Sterker nog, tijd en scope waren niet onderhandelbaar voor dit project, omdat hier sprake was van wettelijke wijzigingen die in de organisatie (op tijd) geïmplementeerd moesten worden. Eigenlijk wilden we agile werken en dit een plek geven binnen het traditionele projectmanagement. Iets waar veel organisaties vandaag de dag overigens nog steeds mee worstelen.
Communicatie is key
Ik pleit dan ook niet voor één methode, één heilige graal voor succesvol projectmanagement. Agile voor ontwikkeling, waterval voor integratie. Doe wat het beste past binnen de context van de organisatie. Zorg er alleen wel voor dat je helder communiceert over je aanpak en methoden die je toepast. Dat geeft structuur en duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden. Daarnaast is het van belang om te onderkennen dat metingen en indicatoren over de voortgang (tijd, scope, inspanning, budget) per aanpak kunnen verschillen. Verwerk dit in je rapportages en je houdt controle over je project. Dit zorgt er namelijk voor dat je kunt bijsturen wanneer dat nodig is. Ongeacht een bepaalde methode moet je altijd in staat zijn om wendbaar te zijn. Wendbaarheid zit wat mij betreft in het DNA van een goede projectmanager.
Naast wendbaarheid is betrokkenheid één van mijn kernwaarden voor succesvol projectmanagement. Wat zorgt ervoor dat er als één team wordt gewerkt? Dat gaten worden dichtgelopen voor de ander? Hoe creëer je hiervoor de juiste basis? In mijn volgende blog ga ik in op de kernwaarde betrokkenheid en vertel ik hoe ik dat toepas in het leiden van projecten.