Werken bij
Nieuws
21 augustus 2020

Dashboarding is noodzakelijk in het verbeteren van de prestaties

Sybrand Hoekstra, Partner bij FTE Improvery over dashboards:
“Je kunt de laatste maanden niet om de berichtgeving over Corona heen. Het is na maanden nog steeds het gesprek van de dag. Ik volg zelf de cijfers over de ontwikkeling van het virus op het Corona dashboard van de overheid. Dagelijks worden de gegevens op dat dashboard bijgewerkt. In dit bericht licht ik een aantal zaken toe vanuit de Lean invalshoek.”

Dashboarding is noodzakelijk in het verbeteren van de prestaties. Kort cyclisch meten vergroot het leereffect aanzienlijk. Maar waarom is zo’n dashboard zo belangrijk? Je ziet namelijk nog veel organisaties/afdelingen die niet werken met een dashboard of met een dashboard dat met een lage frequentie wordt bijgewerkt. Een dashboard is belangrijk om een aantal redenen:

1. Je weet met z’n allen de stand van zaken
Een dashboard zorgt ervoor dat je als team, organisatie of zelfs als land weet wat de stand van zaken is. Dat maakt het gesprek of het goed of slecht gaat veel gemakkelijker. Belangrijk hierin is dat de kwaliteit van de data niet ter discussie staat. Dit is natuurlijk in het Corona debat vaak een punt geweest: Wordt er voldoende getest, komen de uitslagen voldoende snel binnen, wordt alle data wel meegenomen in het dashboard? Zolang de kwaliteit niet voldoende is, zal het gesprek daarover gaan in plaats van over de uitkomsten. Dit zien we overigens in veel organisaties gebeuren in de eerste fase wanneer we starten met de dashboards. Maar dit is altijd nog beter dan geen dashboards!

2. Een dashboard kort-cyclisch bespreken vergroot het leereffect
Door een dashboard op een goede manier te gebruiken, kun je op elk meetmoment (een moment waarop je de resultaten bespreekt) leren van wat er gebeurd is. Dit betekent wel dat je met elkaar moet bespreken en onderzoeken waarom je de resultaten hebt gekregen zoals ze blijken uit het dashboard. Waarom heb je meer of minder effect dan verwacht? Elk extra meetmoment zorgt voor een extra leermoment. Dus hoe vaker je het dashboard bespreekt, des te meer je leert. En des te meer mogelijkheden je hebt om daarop te verbeteren.

Wel is het cruciaal dat je het gesprek op de juiste manier voert! Wanneer je alleen maar de uitkomsten laat zien, deze met elkaar klakkeloos accepteert en weer overgaat tot de orde van de dag, zal je dit effect niet zien.

3. Een dashboard maakt het mogelijk om snel in te grijpen/beslissingen te nemen
Een belangrijk element in het Corona dashboard is het reproductiegetal: het aantal mensen dat een besmette persoon gemiddeld besmet. Wanneer het getal onder de 1 is dan vermindert het virus, boven de 1 verspreid het zich sneller. Voor de overheid is deze meter een heel duidelijk signaal om te bepalen of ze moeten ingrijpen of dat dat niet nodig is. Zo zijn deze meters ook in organisaties nodig om te bepalen of ingrijpen nodig is. Leveren we bijvoorbeeld vandaag wel de waarde die de klant van ons verwacht?

Een dashboard moet dus de juiste indicatoren bevatten, zodat je reageert op de juiste signalen en niet gaat ingrijpen op de verkeerde zaken. Daar kunnen managers namelijk heel druk mee zijn.

4. Door inzicht ben je beter in staat om goede doelen te stellen
Als laatste punt wil ik nog toelichten dat het besef over de huidige prestaties en de ontwikkelingen daarin, je een goede indicatie geven welke prestaties haalbaar zijn. Wij merken dat bijvoorbeeld wanneer we een organisatie begeleiden in het opstellen van een strategisch plan. Het opstellen van de gezamenlijke concrete doelen is lastig wanneer je dat voor het eerst doet. De volgende keer is het al veel gemakkelijker omdat je al een referentie hebt.

Wacht daarom niet met het starten met dashboards en het maken van concrete plannen. Door het te doen leer je enorm veel, ook (of met name) van de zaken die niet goed gaan! Vond je mijn bijdrage interessant? In onze Lean trainingen gaan we hier dieper op in. Alle praktische info zoals de trainingsdata, reviews, lesstof en informatie over je trainer lees je hier. Wees er op tijd bij, want we houden de klasjes klein en vol = vol.